エグゼクティブ・サマリー
- 稟議の滞留の多くは、承認者の不在ではなく差し戻しの往復から生じている。 金額の根拠が書かれていない、見積書と本文の金額が合わない、比較検討の記載がない——承認者が判断する以前の「書類の不備」で起案書が戻り、そのたびに数日が失われる。
- 差し戻しの原因は起案者の能力ではなく、「何を書けば判断できるか」が決まっていないことにある。 承認者ごとに見る観点が違い、それが文書になっていないため、起案者は経験者に聞くか、差し戻されて初めて知ることになる。
- 最初に作るべきはAIではなく、申請類型ごとの「起案の型」と確認項目である。 何を判断するための申請か、判断に必要な情報は何か、添付すべき証憑は何か、規程上の確認点は何か——これを類型ごとに定めると、人にとってもAIにとっても共通の物差しになる。
- AIの役割は「承認」ではなく「起案支援と照合」に置く。 型に沿った下書き、記載漏れの指摘、本文と見積書・契約書・予算残高との突き合わせ、過去の類似案件の提示までをAIが担い、承認の判断と責任は権限者に残す。
- 決裁はワークフローの終点ではなく、データの発生点である。 決裁された金額・目的・期待効果・条件が構造化されていれば、予算執行との照合、条件付き承認の履行確認、投資の事後検証に使える。多くの組織では、これが添付ファイルの中に埋もれている。
- 成否は電子化率ではなく、差し戻し率と差し戻し理由の推移で測る。 承認までの日数を類型別に見て、差し戻しのうち「書類の不備」による割合が下がっているか、事後検証が実際に行われているかを追う。
1. 稟議はなぜ往復するのか
稟議の遅さが話題になると、議論は承認者の段数と権限委譲に向かいやすい。承認者を減らし、金額に応じて決裁権限を現場に下ろす——これは重要な打ち手であり、その設計については別稿「意思決定のスピードを上げる」で詳しく扱っている。
しかし、ワークフローシステムのログを見ると、別の構造が見えてくることが多い。承認者の手元で長く止まっている案件よりも、起案者と承認者の間を何度も往復している案件のほうが、全体の滞留日数を押し上げているのである。
差し戻しのコメントを集めて分類すると、その理由はおおむね三つに分かれる。
| 差し戻しの類型 | 典型的なコメント | 本質 |
|---|---|---|
| 記載の不足 | 「なぜこの金額なのか」「他社比較は？」「効果の根拠は？」 | 判断に必要な情報が何かが、起案者に伝わっていない |
| 書類の不整合 | 「見積書と本文の金額が違う」「契約期間が合わない」「予算科目が違う」 | 本文と添付書類の突き合わせが、承認者の目視に頼っている |
| 規程との不適合 | 「この金額なら相見積が必要」「これは別の決裁ルート」 | 規程の判断基準が起案時点で参照されていない |
注目すべきは、三つのいずれもが承認者でなければ判断できない論点ではないことである。本来なら起案の段階で揃えられるはずの情報が揃わないまま回付され、承認者が「判断する人」ではなく「書類を点検する人」として時間を使っている。
この構造には、さらに二つの副作用がある。第一に、承認者が点検に時間を取られるため、本当に判断が必要な論点——この投資は戦略に合っているか、リスクを取る価値があるか——に十分な注意が向かない。第二に、差し戻しを恐れた起案者が、念のための説明や資料を過剰に添付し、起案書が長くなる。長い起案書は読まれにくく、それがまた判断の質を下げる。
本ホワイトペーパーでは、①申請類型ごとに起案の型を定める、②規程を判断基準として使える形にする、③AIの役割を起案支援と照合に限定する、④決裁をデータとして残し事後に使う、⑤測る指標を入れ替える、⑥段階的に実装する、という順序で、稟議・社内申請のAXを実務の粒度まで具体化する。